Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist: KeplerOS GmbH, Scharnhorststraße 48, 48151 Münster Handelsregister: Amtsgericht Münster, HRB 23464 E-Mail: datenschutz@kepleros.de (Eine telefonische Datenschutz-Hotline besteht nicht; Anfragen bitte per E-Mail.) Datenschutzbeauftragter: Jan Lüders Scharnhorststraße 48, 48151 Münster E-Mail: datenschutz@kepleros.de 2. Geltung und Abgrenzung (1) Diese Datenschutzerklärung informiert darüber, wie KeplerOS als Verantwortlicher personenbezogene Daten verarbeitet — insbesondere von Vertragskunden und deren Nutzern (Teil A) sowie von Besuchern der Website (Teil B). (2) Soweit KeplerOS personenbezogene Daten der Endkunden eines Kunden im Auftrag und nach Weisung des Kunden verarbeitet, ist der Kunde Verantwortlicher und KeplerOS Auftragsverarbeiter; hierfür gilt der Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV), nicht diese Erklärung. Teil A — Verarbeitung in der Vertragsbeziehung 3. Betroffene Personen, Datenkategorien, Zwecke und Rechtsgrundlagen (1) Betroffene Personen: Ansprechpartner und gesetzliche Vertreter der Kunden; von Kunden angelegte Nutzer (Mitarbeiter, Untervermittler); Interessenten im Rahmen der Anbahnung. (2) Datenkategorien: Stammdaten (Name, Vorname, geschäftliche Kontaktdaten, Funktion, Rolle, Mobilnummer); Registrierungs- und Vertragsdaten (Firma, Erlaubnisstatus, Tarif); Abrechnungs- und Zahlungsdaten; Zugangs- und Authentifizierungsdaten (Login, 2FA); Nutzungs-, Protokoll- und Telemetriedaten; Kommunikations- und Supportdaten. (3) Zwecke und Rechtsgrundlagen: Zweck Datenkategorien Rechtsgrundlage Bereitstellung und Betrieb der Software, Nutzer- und Vertragsverwaltung Stamm-, Vertrags-, Zugangsdaten Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag) Support und Kommunikation mit dem Kunden Kontakt-, Kommunikationsdaten Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO Abrechnung und Zahlungsabwicklung Vertrags-, Zahlungsdaten Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. c DSGVO Sicherheit, Missbrauchs- und Betrugsprävention, Stabilität Zugangs-, Protokolldaten Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse) Analyse der Nutzung zur Produktverbesserung (Telemetrie) Nutzungs-, Telemetriedaten Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — Widerspruchsrecht (Art. 21); Opt-out verfügbar Aggregiertes, nicht personenbezogenes Lernen (Cortex) aggregierte/anonymisierte Muster nach Aggregation kein Personenbezug (Erwägungsgrund 26) Erfüllung gesetzlicher Pflichten (Buchhaltung, Aufbewahrung) Vertrags-, Rechnungsdaten Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO Information zu eigenen, vergleichbaren Produkten an Bestandskunden geschäftliche Kontaktdaten Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO / § 7 UWG — Widerspruch möglich (4) Die Bereitstellung der zur Vertragsdurchführung erforderlichen Daten ist für den Vertragsschluss und die Nutzung der Software erforderlich; ohne sie kann der Vertrag nicht durchgeführt werden (näher Abschnitt 12). 4. Teil B — Verarbeitung beim Besuch der Website [To-do — hängt an Marketing-Site/Trust Center: Server-Logs, Cookies, Reichweitenmessung, Kontaktformular, eingesetzte Tools] 5. Empfänger und Auftragsverarbeiter (Subprozessoren) (1) Innerhalb von KeplerOS erhalten nur die Stellen und Personen Zugriff auf personenbezogene Daten, die diese zur Erfüllung der genannten Zwecke benötigen. (2) KeplerOS setzt sorgfältig ausgewählte Auftragsverarbeiter (Subprozessoren) ein, insbesondere für Hosting und Infrastruktur (Hetzner, Exoscale) sowie für die Zahlungsabwicklung (Stripe). Mit diesen bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Eine jeweils aktuelle Übersicht der eingesetzten Subprozessoren wird bereitgestellt. ⚠️ [Liste ⏸️ on hold — vor Veröffentlichung konsolidieren.] (3) Eine Weitergabe an sonstige Dritte erfolgt nur, soweit dies gesetzlich zulässig oder zur Vertragserfüllung erforderlich ist oder eine Einwilligung vorliegt. 6. Drittlandübermittlung Die Verarbeitung personenbezogener Daten durch KeplerOS und ihre Subprozessoren findet ausschließlich innerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums (EU/EWR) statt. Eine Übermittlung in Drittländer findet durch KeplerOS nicht statt. Setzt der Kunde eigene Drittsysteme ein (§ 8 AVV), kann dies mit einer von ihm verantworteten Übermittlung in Drittländer verbunden sein. 7. Speicherdauer und Löschung (1) KeplerOS verarbeitet personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die genannten Zwecke erforderlich ist. (2) Nach Beendigung des Vertragsverhältnisses werden die Daten gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Insbesondere unterliegen buchhaltungs- und steuerrelevante Unterlagen den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (regelmäßig sechs bzw. zehn Jahre gemäß § 257 HGB, § 147 AO); für deren Dauer wird die Verarbeitung auf die Aufbewahrung beschränkt. 8. Rechte der betroffenen Personen Betroffene Personen haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20) sowie das Widerspruchsrecht nach Abschnitt 9. Zur Ausübung genügt eine Mitteilung an die in Abschnitt 1 genannten Kontaktdaten. 9. Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO) Soweit KeplerOS personenbezogene Daten auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) verarbeitet, hat die betroffene Person das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch einzulegen. Gegen die Verarbeitung zum Zweck der Direktwerbung kann jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprochen werden; die Daten werden danach hierfür nicht mehr verwendet. 10. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde Betroffene Personen haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig für KeplerOS ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW). Das Beschwerderecht besteht unbeschadet anderweitiger Rechtsbehelfe. 11. Automatisierte Entscheidungen und Profiling Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung im Einzelfall einschließlich Profiling mit rechtlicher Wirkung oder ähnlich erheblicher Beeinträchtigung gegenüber Kunden oder deren Nutzern (Art. 22 DSGVO) findet nicht statt. KI-gestützte Funktionen erzeugen unverbindliche Vorschläge; die Entscheidung trifft stets der Kunde (vgl. § 3 Abs. 4 AGB). 12. Erforderlichkeit der Bereitstellung Die Bereitstellung der zur Begründung und Durchführung des Vertrags erforderlichen Daten ist notwendig, um den Vertrag zu schließen und die Software zu nutzen; ohne diese Daten kann KeplerOS den Vertrag nicht erfüllen. Darüber hinausgehende Angaben sind freiwillig. 13. Änderungen dieser Datenschutzerklärung KeplerOS passt diese Datenschutzerklärung an, wenn geänderte Verarbeitungen, eine geänderte Rechtslage oder Rechtsprechung dies erfordern. Es gilt die jeweils auf der Website veröffentlichte aktuelle Fassung.